Инвентаризация

Инвентариза́ция — это проверка наличия имущества организации и состояния её финансовых обязательств на определённую дату путём сличения фактических данных с данными бухгалтерского учёта. Это основной способ фактического контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств.

Инвентаризация инвентаря ТСД Pidion BIP-6000-C в ДВФУ

Нормативным документом, регламентирующим порядок и правила проведения инвентаризации в российских организациях, является Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Вопросы, не урегулированные указанной инструкцией, могут раскрываться в локальных нормативных актах по организации внутреннего контроля. Многие организации проводят инвентаризацию ежемесячно или ежеквартально, но все предприятия должны проводить инвентаризацию ежегодно.

Инвентаризация может являться объектом аутсорсинга. Сторонние специализированные компании имеют свою технологию и методологию проведения инвентаризации, специализированное дорогостоящее программное обеспечение и оборудование, а также профессионально обученный штат специалистов, оплата труда которых бывает ниже, чем оплата складских и офисных сотрудников, которые часто привлекаются на инвентаризации.

Понятие и виды инвентаризации имущества

Основная цель инвентаризации — выявление фактического наличия имущества предприятия и сопоставление с данными бухгалтерского учёта. Инвентаризация проводится путём пересчёта, измерения, взвешивания материальных ценностей:

• на складах (склады сырья, продовольствия, горюче-смазочных материалов, готовой продукции, товаров; аптеки, библиотеки и т. п.)
• в производстве,
• на торговых площадях,
• в кассах

При этом инвентаризации подвергаются следующие объекты бухгалтерского учёта:

• нематериальных активов,
• Вложения в нефинансовые активы - 106 счёт
• основные средства - 101 счёт,
• материальные запасы,
• готовая продукция,
• товары в торговой сети,
• наличные денежные средства,
• ценные бумаги и денежные документы.

Также проведение инвентаризации помогает достигать ряда побочных целей:

• контроль выполнения правил по обеспечению сохранности товарно-материальных ценностей,
• выявление товарно-материальных ценностей с истёкшим или истекающим сроком годности; испорченных,
• выявление неиспользуемых материальных ценностей с целью их реализации,
• наличие\отсутствие маркировки на объектах нефинансовых активов

Инвентаризации могут быть сплошными (полными) или выборочными (частичными). Также инвентаризации делятся на плановые (проводимые по графику) и внезапные.

Требования к проведению инвентаризации:

• внезапность (для материально-ответственного лица),
• комиссионность (проведение комиссией),
• действительность (реальный пересчёт инвентаризуемого имущества),
• непрерывность,
• обязательное участие материально-ответственного лица.

Когда назначается инвентаризация

Инвентаризация в Российской Федерации

Согласно ст. 11 Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», пп. 26, 27 Положения по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчетности, п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации предусмотрены случаи обязательного проведения инвентаризации:

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• при смене материально-ответственного лица;
• при выявлении фактов хищений, злоупотреблений или порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при реорганизации или ликвидации предприятия;
• в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Внезапную инвентаризацию целесообразно назначать при наличии данных:

• о фактах обмана потребителей,
• о фактах присвоения ценностей,
• о фактах изготовления неучтённой продукции,
• о фактах неучтённых продаж,
• о фактах уничтожения имущества и т. п.

Количество инвентаризаций в году, время их проведения, объекты инвентаризации устанавливаются руководителем предприятия в приказе об учётной политике либо отдельным приказом.

Порядок пересчёта имущества

Инвентаризационная комиссия

Минимальный состав инвентаризационной комиссии — 3 человека, включая председателя. Состав инвентаризационной комиссии утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Работа инвентаризационной комиссии на объекте начинается с получения расписки материально ответственного лица, либо мотивированного отказа, либо с составления акта об отказе подписи.

Непосредственно инвентаризация заключается в полном пересчёте имущества и сличении фактического количества с учётным (взятым в бухгалтерии). При этом подсчёт товарно-материальных ценностей проводится в порядке расположения в помещении. Проводить пересчёт в порядке следования по описи нельзя — таким образом не будут выявлены излишки того товара, остаток которого по учёту нулевой. Материалы, учитывающиеся по массе, взвешиваются, по объёму и длине — измеряются, при необходимости делается поправка на температуру окружающего воздуха. Сельскохозяйственная продукция, заложенная на хранение в овощехранилище либо навалом в бурты, может инвентаризоваться расчётным путём исходя из установленных для каждого вида овощей и плодов нормативов перевода объёма в весовые единицы.

Если на предприятии учётной политикой стандартизировано этикетирование объектов не финансовых активов, включающие такие элементы, как штрих-код или rfid-метки, в РФ допускается автоматизированный сбор данных. Для этого могут применяться специализированные терминалы сбора данных либо ПК с подключенными считывателями, либо смартфоны со специализированным предустановленным ПО.

В зависимости от применяемой на предприятии базы данных (например 1С:Бухгалтерия государственного учреждения) и характера проводимой инвентаризации (сплошная, по центрам материальной ответственности etc) результатом автоматизированной обработки могут быть описи, либо протокол сплошной инвентаризации, обрабатываемый в дальнейшем в ручном режиме. ТСД работающий с rfid и nfc не требует визуального контакта с меткой, грязь и потертость на поверхности метки не влияют на качество считывания.

Определение и оформление результатов инвентаризации

Заключительным этапом инвентаризации является определение её результатов. Возможны следующие варианты:

• совпадение учётных и фактических остатков,
• недостача (превышение учётных остатков над фактическими),
• излишки (превышение фактического остатка над учётным),
• пересортица (имущество одного наименования, но разных сортов находится одновременно в излишке и недостаче).

Результат инвентаризации определяется отдельно по каждому виду имущества. Возможна (и весьма вероятна) ситуация недостачи по одной позиции инвентаризационной описи и излишков по другой. В этом случае итог подводится отдельно, недостача одного вида имущества не может погашаться излишками другого вида.

Особой ситуацией является пересортица (например недостача 5 ящиков яблок сорта Симиренко и излишек того же количества яблок сорта Боровинка). Зачёт пересортицы допускается (однако не является обязательным, оставаясь на усмотрении администрации предприятия) только в случаях, если недостача и излишки выявлены:

• в отношении товарно-материальных ценностей, визуально схожих до степени смешения (например, тушёнка говяжья и свиная в однотипных консервных банках),
• в отношении товарно-материальных ценностей одного наименования (например, зелёный горошек и сгущённое молоко не могут быть подвергнуты пересортице даже в том случае, если они выпущены в консервных банках одинакового размера и схожей раскраски),
• в один и тот же период (от предыдущей инвентаризации до текущей),
• у одного материально-ответственного лица (то есть в одном месте хранения),
• в одинаковых количествах (недостача одного вида имущества (по количеству, а не по сумме), равна излишкам другого).

В случае если пересортице подверглись виды имущества одного наименования, но имеющие разную цену, разница между их стоимостью расценивается как недостача или излишек с принятием соответствующих решений.

Недостача имущества (в основном, продовольствия; а также горюче-смазочных материалов, химической продукции и некоторых видов строительных материалов) может объясняться естественной убылью (усушка, утруска, раскрошка, утечка, улетучивание, распыл). Отметим, что естественная убыль — это уменьшение количества продукта по естественным физическим причинам при соблюдении условий хранения, но не в результате порчи. На все виды продуктов приказами соответствующих министерств определены нормы естественной убыли при хранении, перевозке, разгрузке, реализации через торговую сеть. При этом нормы естественной убыли применяются лишь к продуктам, учитываемым по массе (а не поштучно). В пределах указанных норм естественная убыль продуктов может быть списана как расход предприятия.

Для оформления зачёта пересортицы, списания естественной убыли и окончательного подведения итогов инвентаризации используется сличительная ведомость. Этот документ оформляется бухгалтерией на основании инвентаризационной описи и служит для проведения по учёту результатов инвентаризации. В условиях организации розничной торговли, когда нет возможности вывести книжные остатки по каждому виду товара, недостача или излишек определяется в суммовом выражении. В этом случае вместо инвентаризационной описи и сличительной ведомости составляется акт результатов инвентаризации.

Инвентаризация финансовых обязательств

Под инвентаризацией финансовых обязательств понимается подтверждение аналитических остатков по следующим счетам бухгалтерского учёта:

• расчёты с поставщиками и подрядчиками,
• расчёты с покупателями и заказчиками,
• расчёты с кредитно-финансовыми организациями,
• расчёты с прочими дебиторами и кредиторами.

См. также

• Инвентарный номер

Литература

• Керимов В. Э. Бухгалтерский учёт. — М.: Эксмо, 2006. — С. 89—92. — 688 с. — ISBN 5-699-15092-7.
• М. В. Мельник, А. С. Пантелеев, А. Л. Звездин. Ревизия и контроль : учебник. — М.: КНОРУС, 2006. — С. 121—125. — 640 с. — ISBN 978-5-85971-641-8.
• Бровкина Н. Д. Контроль и ревизия : учеб.пособие. — М.: ИНФРА-М, 2007. — С. 168—174. — 346 с. — ISBN 978-5-16-003022-7.
• Контроль и ревизия : учебник для среднего профессионального образования / М. В. Мельник. — М.: Экономистъ, 2007. — С. 97—105. — 254 с. — ISBN 5-98118-196-6.
• Судебная бухгалтерия: Учебник / С. П. Голубятников. — М.: Юридическая литература, 1998. — С. 93—105. — 368 с. — ISBN 5-7260-0903-7.
• Дубоносов Е. С., Петрухин А. А. Судебная бухгалтерия: Курс лекций. — М.: Книжный мир, 2005. — С. 57—74. — 197 с. — ISBN 5-8041-0192-7.
• Дубоносов Е. С. Судебная бухгалтерия: Учебно-практическое пособие. — М.: Книжный мир, 2004. — С. 98—115. — 252 с. — ISBN 5-8041-0161-7.
• Макальская М. Л. Инвентаризация // Некоммерческие организации в России № 6 / 2004