Википедия

WSS Docs

WSS Docs — система электронного документооборота на базе MS SharePoint Foundation, автоматизирующая все типовые процессы документооборота.

WSS Docs
Тип ECM, Система автоматизации документооборота, СЭД
Разработчик WSS Consulting
Операционная система Microsoft Windows
Последняя версия 4.3 (май 2013 г.)
Лицензия Проприетарная
Сайт wss-consulting.ru

Система электронного документооборота WSS Docs[1] является «коробочным» решением, содержащим базовый набор функциональных возможностей и процессов, необходимых для организации электронного делопроизводства и документооборота. Система оптимизирована для работы в крупных и территориально-распределенных компаниях, но также подходит и компаниям среднего бизнеса. Функциональность СЭД WSS Docs изменяется без привлечения программистов.

Разработчик править

Компания WSS-Consulting[2] была основана в 2003 году специалистами-экспертами в области разработки корпоративных информационных систем. Создатели компании WSS-Consulting взяли за основу идею реализации качественных промышленных решений в области корпоративных порталов и автоматизации документооборота на основе платформы Microsoft SharePoint.

Состав системы WSS Docs править

Основные процессы править

Система электронного документооборота WSS Docs 4.3 в коробочном варианте автоматизирует следующие процессы делопроизводства и документооборота:

  • Регистрация входящих документов
  • Подготовка и регистрация исходящих документов
  • Подготовка и регистрация служебных и объяснительных записок
  • Согласование и регистрация приказов и распоряжений
  • Регистрация протоколов совещаний
  • Согласование договоров, дополнительных соглашений. Контроль исполнения договоров
  • Постановка, исполнение, подтверждение поручений. Иерархическая структура поручений (возможность создавать дочерние поручения, отслеживание статуса исполнения). Создание поручений в рамках документа
  • Согласование и контроль исполнения заявок на оплату счетов
  • Архив нормативно-справочной информации, согласование и архив НСИ
  • Документ со свободной маршрутизацией (пользователь определяет состав согласующих и тип согласования, адресата, адресатов рассылки)

Дополнительные опции:


Путём настройки в WSS Docs возможно создание новых бизнес-процессов и видов документов, либо изменение логики работы уже существующих.

Мобильный клиент править

Мобильный клиент WSS Docs позволяет работать с системой электронного документооборота с iPad. Возможности:

  1. Просмотр документов, находящихся на рассмотрении у текущего пользователя.
    • Просмотр полей карточки
    • Просмотр текста файлов (Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPEG, Tiff)
    • Просмотр истории решений по документу
2. Принятие решений по документу, доступных текущему пользователю (Согласовать, Отклонить, Отправить на доработку и т.п.)
3. Создать вложенное поручение по документу. Просмотреть вложенные поручения по документу.


Важной отличительной особенностью является off-line режим работы, при котором пользователю на iPad закачиваются все документы, находящиеся у него на рассмотрении, и пользователь может выполнять все действия (просмотр, принятие решений и т.п.) без наличия доступа к интернету.

При появлении доступа в интернет все принятые решения синхронизуются с системой документооборота.

Интеграция с Outlook править

В системе электронного документооборота WSS Docs предусмотрено взаимодействие с Outlook посредством клиентской надстройки. Надстройка позволяет производить следующие действия с документом:

  1. Принимать решения;
  2. Ставить поручения по документу;
  3. Просматривать превью файлов документов;
  4. Редактировать файлы документа;
  5. Просматривать историю решений, Лист согласования;
  6. Распечатать Лист согласования;
  7. Подписывать файлы документа.

Клиент Outlook также поддерживается работу в off-line режиме (когда нет доступа к СЭД).

Особенности решения править

Система WSS Docs обладает следующим функционалом:

  1. Настраиваемые процессы согласования, исполнения документов
  2. Интуитивно понятный интерфейс работы с документами
  3. Настраиваемые маршруты согласования документов
    • Последовательное согласование
    • Параллельное согласование
    • Комбинации последовательного и параллельного согласования
  4. Поиск и фильтрация
    • Поиск документов по фильтрам, настроенным на любые поля карточки
    • Полнотекстовый поиск документов с учётом русской морфологии
    • Настраиваемые представления
  5. Оповещения системы по email
    • По всем событиям по документу
    • Возможность принятия решений из письма
  6. Контроль исполнительской дисциплины
    • Контроль сроков согласования
    • Контроль сроков исполнения поручений
    • Ежедневные напоминания обо всех просроченных документах
  7. Система заместителей
    • Для каждого сотрудника в системе может быть установлен заместитель
  8. Широкие возможности регистрации документов, нумерация документов
    • Шаблоны регистрационных номеров
    • Автоматическая нумерация документов и проектов документов
    • Возможность задавать регистрационный номер как из системы, так задавать номер вручную
    • Возможность зарегистрировать документ задним числом
  9. Просмотр родительских и дочерних документов и всей иерархии документа
    • В каждом документе системы есть возможность просмотреть родительские и дочерние документы
  10. Работа с файлами документов
    • Возможность прикреплять к карточке документа произвольное количество файлов. Возможность комментировать прикрепленные файлы
    • Отслеживание версий каждого прикрепленного файла, сравнение версий
  11. Разграничение доступа к карточкам и файлам документов
    • Разграничение доступа на основе ролей и правил
    • Доступ может устанавливаться на документ в целом, на файлы, на отдельные поля карточки
  12. Запись всех действий и решений пользователей по документу в истории решений, в которой фиксируется:
    • Пользователь, принявший решение, его роль
    • Название решения, Время принятия решения
    • Все оповещенные по решению сотрудники

Общие возможности настройки править

Решение обладает гибким настраиваемым функционалом и реализует следующие возможности по настройке:

  1. Жесткие и гибкие (задаваемые пользователем) маршруты
    • Возможность формирования маршрутов согласования документов, как на уровне типа документа, так и непосредственно пользователем при запуске документа на согласование. Допускается как последовательное, так и параллельное согласование, а также их комбинации. При этом часть маршрута может быть задана жестко, а часть задаваться пользователем при запуске документа на согласование
  2. Установка заместителей для каждого вида документов
  3. Настраиваемые справочники, в том числе иерархические
  4. Каталогизация документов (один документ может располагаться в различных папках)
  5. Настройка полей карточки, полей фильтров, представлений

Преимущества системы править

Система реализована на платформе MS SharePoint:

  1. Интеграция с продуктами Microsoft, в том числе Office, Active Directory.
  2. Полное использование платформы SharePoint. Возможность тесной интеграции с порталом на SharePoint.
  3. Снижение издержек на администрирование системы, так как SharePoint является частью Microsoft инфраструктуры.
  4. Хранение и обработка до 50 млн документов
  5. Время отклика системы на действия пользователя < 1 сек
  6. Работа в территориально-распределенной среде
  7. Простота в использовании

Система обладает простым интуитивно понятным интерфейсом:

  1. Ничего лишнего в карточке документов. Принцип «минимизации кликов».
  2. Простые и функциональные интерфейсы работы со списком документов (как архивных, так и текущих). Персонализированные интерфейсы (личный кабинет).
  3. Наглядное представление передвижения документа по процессу, отслеживание статуса и истории действий над документом.
  4. Контроль корректного заполнения информации.
  5. Работа в территориально — распределенных компаниях и холдингах

Архитектура разработана с учётом возможности подключения филиалов компании или компаний холдинга к СЭД:

  1. Процессы документооборота у филиалов или компаний холдинга могут полностью совпадать, а могут и учитывать особенности работы филиала или компании холдинга.
  2. Гибкость настройки ролей
— Часть ролей может быть настроена независимо для каждого филиала (например, сотрудник Канцелярии) / компании, а часть может быть общей (например, Ведущий юрист).
3. Интеграция входящей — исходящей корреспонденции.
— При создании исходящего письма, адресованного сотруднику другого филиала / компании холдинга система автоматически формирует входящее письмо в компании — адресате и оповещает регистраторов.
4. Масштабируемость системы позволяет работать в СЭД более 10 тыс. пользователям. Также WSS Docs позволяет создать федеративную среду, когда сервера установлены в различных компаниях холдинга, но при этом осуществляется прозрачная синхронизация всех документов так, что все компании работают в едином информационном пространстве системы документооборота.

Крупнейшие проекты править

Технические требования править

SharePoint любой из версий:

  • SharePoint Server 2007
— SharePoint Server 2010
— SharePoint Foundation 2010 (бесплатная версия SharePoint 2010)
— SharePoint Server 2013
— SharePoint Foundation 2013 (бесплатная версия SharePoint 2013)

Примечания править

  1. ↑ Описание системы на портале DocOnline: http://www.doc-online.ru/software/wss/ Архивная копия от 29 октября 2013 на Wayback Machine
  2. ↑ Краткая характеристика компании на портале партнеров Microsoft: http://pinpoint.microsoft.com/ru-RU/partners/WSS-Consulting-4296611300 Архивная копия от 29 октября 2013 на Wayback Machine
  3. ↑ Описание решения для холдинга ОГК-3: Архивированная копия. Дата обращения: 28 октября 2013. Архивировано 29 октября 2013 года.
  4. ↑ Описание решения для компании СТС Медиа: Архивированная копия. Дата обращения: 28 октября 2013. Архивировано 29 октября 2013 года.

Ссылки править

Источник — https://ru.wikipedia.org/w/index.php?title=WSS_Docs&oldid=125522330