Первичный документ

Первичные документы (первичные учётные документы, первичные бухгалтерские документы; англ. accounting source documents; source documents) — бумажные или электронные[1] документы, свидетельствующие о каких-либо деловых[2] или финансовых транзакциях,[3] то есть значимые бухгалтерские документы, используемые для подготовки, проверки и аудита финансовой отчётности организации. Включают в себя документы, подтверждающие право собственности организации на активы и размер обязательств, а также для доказательства денежных и неденежных операций.

ОпределениеПравить

Ряд экономистов определяют первичный учётный документ как письменное свидетельство о совершении определённой хозяйственной операции, имеющей юридическую силу и не требующей дальнейших пояснений и детализации[4].

Первичный документ — это бумажный след,[3] следствием которого стала необходимость совершить анализ и учёт какой-то операции.[2] Существует мнение что без первичной документации не существует транзакции.[5][6]

Учёт первичных документовПравить

В бухгалтерию первичный документ сдается или там же составляется в момент совершения хозяйственной операции или, если это не представляется возможным, — непосредственно после его окончания и является первым свидетельством произошедших фактов. Первичный документ подтверждает юридическую силу произведённой хозяйственной операции. Он устанавливает ответственность отдельных исполнителей за выполненные ими хозяйственные операции.

В СШАПравить

К первичным документам могут относиться чек[3], банковская выписка[7], договор, квитанция (в т.ч ваучер[8]), кассовый ордер, накладная, счёт-фактура, счёт на оплату, справка, акт, карточка учёта рабочего времени[9] и т. п.

IRS рекомендует хранить первичную документацию от трёх лет и выше.[10]

В Российской ФедерацииПравить

В Налоговом кодексе РФ понятия «первичный документ» и «счёт-фактура» приводятся через запятую. Вопрос об отнесении счёта-фактуры к первичным документам является дискуссионным. Счёт-фактура сам по себе не обозначает какую-либо хозяйственную операцию, он является лишь приложением к собственно первичному документу (накладной, акту). Наличие счёта-фактуры необходимо для получения вычета по НДС, но получение вычета по одному лишь счёту-фактуре в отсутствие акта или накладной будет являться неправомерным (из этого правила имеются исключения).

Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учёте» обязательными реквизитами первичного учётного документа являются:

  1. наименование документа;
  2. дата составления документа;
  3. наименование экономического субъекта, составившего документ;
  4. содержание хозяйственной операции;
  5. величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  6. перечень ответственных должностных лиц;
  7. личные подписи ответственных должностных лиц.

Для большинства первичных документов введены унифицированные формы, например, для документов по учёту основных средств, труда, торговых операций, денежных расчётов. Если официальная форма документа не введена, то организация сама разрабатывает его форму[11].

ПримечанияПравить

  1. Booysen, S. Accounting Source Documents (англ.). Beginner-Bookkeeping.Com (2011). Дата обращения 18 февраля 2020.
  2. 1 2 James Heintz, Robert Parry. College Accounting, Chapters 1-27. — Cengage Learning, 2007. — С. 91. — 1168 с. — ISBN 0324376162. — ISBN 9780324376166.
  3. 1 2 3 ROSEMARY CARLSON. Source Document Role in an Accounting Transaction (англ.) (8 December 2019). Дата обращения 18 февраля 2020.
  4. Сироткин С.А. Бухгалтерский учет и анализ / Сироткин С.А., Кельчевская Н.Р.. — М.: ИНФРА-М, 2019. — С. 24. — 355 с. — ISBN 978-5-16-013703-2.
  5. T C Bisschoff, Raj Mestry, Bisshoff. Financial School Management Explained (англ.). — Pearson South Africa, 2003. — P. 83. — 194 p. — ISBN 1868912418. — ISBN 9781868912414.
  6. Claudia Bienias Gilbertson, Mark W. Lehman, Debra Gentene. Century 21 Accounting: Multicolumn Journal, Introductory Course, Chapters 1-17. — Cengage Learning, 2013. — С. 59. — 640 с. — ISBN 1285700953. — ISBN 9781285700953.
  7. Bragg S. Source documents//AccountingTools, 21.05.2019
  8. Fundamentals of Accounting and Financial Analysis (For U.P.T.U.) (англ.). — Pearson Education India. — ISBN 8131702022. — ISBN 9788131702024.
  9. Leanne Armstrong. Source Documents: What They Are and Why Your Bookkeeper Needs Them (англ.).
  10. How long should I keep records? (англ.). irs.gov.
  11. Особенности заполнения первичной документации. Дата обращения 26 мая 2011.